10 tips bij het gebruiken van algemene voorwaarden

Als het gaat om het runnen van een bedrijf, zijn ‘de kleine lettertjes’ vaak dat ene onderdeel waar we liever niet te veel over nadenken. Toch zijn ze onmisbaar voor het beschermen van de ondernemer en geven ze duidelijkheid aan de klanten. Het opstellen van algemene voorwaarden kan echter een uitdaging zijn. In deze bijdrage geven wij je 10 praktische tips om je op weg te helpen.  

1. Neem definities op

Begin met een omschrijving van de definities die gebruikt worden. Dit voorkomt discussies en onduidelijkheid over betekenissen van bepaalde termen die je gebruikt.   

2. Kies voor bepalingen met een algemene strekking 

De woorden ‘algemene voorwaarden’ zeggen het eigenlijk al: de voorwaarden dienen algemeen te zijn; het moet dus gaan om voorwaarden die voor elk contract of elke activiteit gebruikt kunnen worden. Andere, meer specifieke bepalingen (de zogenoemde “kernbedingen”) horen thuis in de overeenkomst met jouw contractuele wederpartij.

3. Maak je algemene voorwaarden op maat voor jouw onderneming  

Kopieer niet blindelings de voorwaarden van een concullega. Je algemene voorwaarden moeten aansluiten op jouw producten, diensten en doelgroep. Ook is het relevant welk type overeenkomsten je sluit: zijn dit eenmalige koopovereenkomsten, duurzame overeenkomsten of gaat het bijvoorbeeld om een overeenkomst van opdracht? Al deze aspecten kennen elk hun eigen bepalingen die kunnen worden opgenomen in je algemene voorwaarden. 

4. Zorg dat je algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard 

Neem in al je offertes en overeenkomsten een bepaling op die de algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing verklaart en zorg dat je ze ook aan de klant verstrekt (zie ook tip 8). Dit is van belang, omdat je er anders later, op het moment dat dat juist belangrijk wordt, geen beroep op kunt doen.  

5. Onthoud dat consumenten extra (wettelijke) bescherming toekomen 

Handel je (onder andere) met consumenten? Houd bij het opstellen van je algemene voorwaarden dan rekening met de zogenoemde zwarte en grijze lijst. Staat een beding op de zwarte lijst, dan is dat beding volgens de wet onredelijk bezwarend en kan de consument dit beding vernietigen. Als het beding op de grijze lijst staat, dan wordt het vermoed een onredelijk bezwarend beding te zijn en dien je in voorkomende gevallen aan te tonen dat een beroep op die bepaling gerechtvaardigd is.

Let op: ook bij B2B-contracten kunnen de zwarte en grijze lijst een rol spelen. Onder omstandigheden worden “kleine” ondernemingen namelijk gelijkgesteld met consumenten. Ook wanneer je handelt met kleine ondernemingen, dien je dus rekening te houden met de zwarte en grijze lijst. 

6. Het beperken van je aansprakelijkheid is één van de belangrijkste aspecten van algemene voorwaarden 

Een goede aansprakelijkheidsbeperking is essentieel. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan; je moet zo specifiek mogelijk aangeven in welke gevallen je de aansprakelijkheid wilt beperken of uitsluiten. Een bepaling die iedere aansprakelijkheid uitsluit, geldt als onredelijk bezwarend, óók in B2B-verhoudingen. Tegelijkertijd schrikt een (te) vergaande aansprakelijkheidsbeperking jouw (beoogde) contractuele wederpartij mogelijk af, waardoor je er in de praktijk ook niets aan zult hebben. Ook hier is een maatwerkbepaling dus erg belangrijk!

7. Wijs de algemene voorwaarden van je contractuele wederpartij van de hand 

Neem in je offertes en contracten een duidelijke bepaling op die de algemene voorwaarden van je contractuele wederpartij uitdrukkelijk van de hand wijzen. Op die manier voorkom je dat niet jouw algemene voorwaarden, maar die van je contractuele wederpartij van toepassing zijn. 

8. Stel de algemene voorwaarden tijdig beschikbaar 

Op grond van de wet moet je jouw contractuele wederpartij voorafgaand aan, of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst een “redelijke mogelijkheid” bieden om van je algemene voorwaarden kennis te nemen. De wet neemt een fysieke overhandiging nog als uitgangspunt. In de praktijk, waar digitaal contracteren de norm is geworden, is fysieke overhandiging vaak lastig. Het per e-mail aan de klant toesturen, gelijktijdig met het toesturen van de offerte of overeenkomst, volstaat daarom ook. Stel je algemene voorwaarden ook beschikbaar op je website, zodat ze altijd toegankelijk zijn. 

Let op: het afdrukken van je algemene voorwaarden op de achterkant van je facturen is onvoldoende, omdat ze daarmee te laat worden verstrekt.

9. Zorg voor consistentie met je offertes en contracten 

Algemene voorwaarden moeten aansluiten en een aanvulling zijn op je offertes en overeenkomsten. Voorkom tegenstrijdigheden, want dat leidt mogelijk tot verwarring en discussies. 

10. Houd rekening met wettelijke voorschriften 

Bij het opstellen van algemene voorwaarden is het belangrijk dat je rekening houdt met de wettelijke voorschriften, met name waar het gaat om het uitsluiten of beperken van de aansprakelijkheid.

Kom je er ondanks deze tips niet uit, of wil je jouw algemene voorwaarden laten checken door een specialist?  

Neem dan gerust contact op met één van onze specialisten op het gebied van het contractenrecht. Stuur een e-mail naar nick@daanlegal.nl of bel naar 06 – 57 621 547.