Privacystatement DAAN Advocatuur & Notariaat

U kent DAAN als een kantoor dat dicht bij u staat. Korte lijnen, open communicatie en deskundig advies. Open communiceren doen we niet alleen inhoudelijk, over de kwestie die u aan ons voorlegt, maar ook over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dit privacystatement leest u daarover alles wat u moet weten. En heeft u toch nog vragen, dan weet u ons te vinden. Praktische, begrijpelijke antwoorden op maat. Ook over uw persoonsgegevens.

Van wie, voor wie?

DAAN Advocatuur B.V. en DAAN Notariaat B.V. werken beide onder de handelsnaam DAAN Advocatuur & Notariaat, hierna; DAAN. Met ‘DAAN’ wordt in dit privacystatement gedoeld op zowel DAAN Advocatuur als DAAN Notariaat. Op enkele punten heeft DAAN Notariaat te maken met specifieke regelgeving. Daar waar dit consequenties heeft voor de verwerking van persoonsgegevens zal expliciet een onderscheid worden gemaakt.

Dit statement geldt voor alle personen die met DAAN in relatie staan. Daaronder vallen in elk geval:

  • cliënten;
  • potentiële cliënten met wie DAAN contact legt;
  • bezoekers van de website;
  • ontvangers van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • leveranciers/dienstverleners;

Waarom?

DAAN verwerkt enkel persoonsgegevens in overeenstemming met de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Het gaat daarbij in elk geval om de volgende doelen en gronden:

  • voor het uitvoeren van opdrachten zoals adviseren, procederen, het opmaken van aktes en andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, zoals de Wet op het Notarisambt, de Advocatenwet, de Faillissementswet of de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;
  • vanwege het belang om met u in contact te kunnen treden in het kader van (aanvullende) diensten, zoals nieuwsbrieven en lezingen;
  • in verband met de communicatie over producten of diensten die wij afnemen;
  • vanwege het onderhouden van ons netwerk van dienstverleners;
  • voor het werven en selecteren van personeel;
  • om onze dienstverlening te verbeteren.

Voor andere doeleinden dan hiervoor genoemd zal DAAN uw gegevens niet verwerken, tenzij u daarvoor specifiek toestemming heeft gegeven.

Welke gegevens?

DAAN verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens.

  • De persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van een zaak door een advocaat, notaris, of andere medewerker van ons kantoor, alsmede voor de facturering.

Uiteraard maken titel, naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer en geboortedatum deel uit van de gegevens die wij in het kader van onze dienstverlening dienen te verwerken. De begrenzing voor wat betreft de informatie over het specifieke dossier dat aan ons voorligt, ligt besloten in de ‘noodzakelijkheid’. Gegevens die wij niet nodig hebben bij de uitvoering van de overeenkomst verwerken wij niet.

Deze gegevens worden in onze (digitale) systemen opgeslagen en gedurende de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

  • Contactgegevens die nodig zijn om buiten een dossier met relaties in contact te staan.

Wij verwerken de gegevens die bij ons worden aangeleverd in het kader van onder meer kennismakingsgesprekken, events, seminars en contactformulieren. Het betreft daarbij in elk geval contactgegevens. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken relatie een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven. 

  • Gegevens die wij verkrijgen van leveranciers van producten en diensten, al dan niet aan ons.

Om in contact te blijven met onze leveranciers en dienstverleners, maar ook met dienstverleners in ons zakelijke netwerk, verwerken wij de contactgegevens van contactpersonen. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken leverancier of dienstverlener een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.

  • Gegevens uit sollicitatieprocedures. 

In het kader van sollicitatieprocedures verwerken wij de door de sollicitant aangeboden informatie, waaronder in elk geval contactgegevens en de door ons gevraagde motivatiebrief, CV en cijferlijst. Deze informatie zullen wij uiterlijk vier weken na het einde van een procedure verwijderen, tenzij de sollicitant  bij DAAN in dienst treedt of wij expliciete toestemming verkrijgen om de informatie langer in onze systemen te behouden. 

  • Informatie over uw bezoek aan onze website.

Wij maken gebruik van cookies en Google Analytics, waarmee wij IP-adressen opslaan en surfgedrag op onze website kunnen analyseren. Ons cookiestatement bevat hierover meer informatie. Meer hierover in ons cookiebeleid

Doorgifte aan andere partijen

DAAN zal uw persoonsgegevens in beginsel niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de goede behandeling van uw dossier of daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Zo zal DAAN gegevens doorgeven in het kader van een gerechtelijke procedure en zullen ook gegevens door moeten worden gegeven bij een overeenkomst of akte waarbij meerdere partijen betrokken zijn. DAAN Notariaat is verder in bepaalde geval verplicht gegevens door te geven aan de Kamer van Koophandel en het kadaster en ook op curatoren rusten verplichtingen die voortvloeien uit de Faillissementswet.

DAAN kan voor het verrichten van haar diensten externe verwerkers inschakelen. DAAN zal daarbij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten die in overeenstemming is met de privacyregelgeving.

Veilige verwerking

DAAN zal passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens zo veel mogelijk wordt voorkomen. De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn.

Uw rechten

DAAN vindt het belangrijk dat u op de hoogte bent van uw rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft op grond van de privacywetgeving in elk geval de volgende rechten:

  • Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd bij DAAN (privacy@daanlegal.nl) opvragen welke persoonsgegevens DAAN verwerkt, voor welk doel dat gebeurt en hoe lang deze bewaard worden.

  • Recht op rectificatie

Wanneer u denkt dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen.

Een notariële akte kan niet worden gecorrigeerd. Mogelijk zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de eerdere akte.

  • Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor bij DAAN een verzoek indienen.

Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

  • Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door DAAN wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiertoe bij DAAN via het e-mailadres privacy@daanlegal.nl een verzoek indienen.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kunt bij DAAN via het e-mailadres privacy@daanlegal.nl een verzoek indienen om de door DAAN verwerkte gegevens aan u over te dragen.

  • Recht van bezwaar

Als DAAN uw gegevens gebruikt voor marketingdoeleinden kunt u bij DAAN via het e-mailadres privacy@daanlegal.nl bezwaar maken tegen deze verwerking.

  • Intrekken van toestemming

Indien DAAN gegevens van u verwerkt op grond van uw toestemming, kunt u uw toestemming altijd schriftelijk intrekken.

Vragen en klachten

Als er na het doornemen van deze verklaring iets niet duidelijk is over de manier waarop DAAN omgaat met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een bericht sturen naar:
DAAN Advocatuur & Notariaat

Building 026

Koningstraat 27-2

6811 DG Arnhem

privacy@daanlegal.nl

Mocht er geen passende oplossing voor uw klacht worden gevonden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te zien hoe u deze het beste kunt bereiken.

Wijzigingen in dit statement

Niet alleen het privacyrecht is in ontwikkeling, ook dit statement kan met regelmaat worden aangepast. Het statement dat u op dit moment leest dateert van 24 mei 2018.