Elektronisch vergaderen tijdens de coronacrisis

In verband met de uitbraak van het coronavirus zijn tot 28 april 2020 alle samenkomsten verboden. Veel bestuurders zullen tegen de vraag aanlopen hoe dat nu moet met de algemene vergadering van bijvoorbeeld hun vereniging of B.V. en de vaststelling van de jaarrekening.

Hoewel er een uitzondering op het samenkomstverbod geldt voor wettelijk verplichte bijeenkomsten tot een maximum van 100 personen die minimaal 1,5 meter afstand van elkaar houden, kan het fysiek bijeenkomen voor een vergadering onwenselijk of zelfs onmogelijk zijn. Daarom is er afgelopen week bij de Tweede Kamer een voorstel voor een noodwet ingediend, waarin digitaal vergaderen tijdelijk wordt mogelijk gemaakt. Ook zal het bestuur op grond van deze wet de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening kunnen verlengen.

Elektronisch vergaderen
Op dit moment is het slechts mogelijk om elektronisch te vergaderen, indien de betreffende rechtspersoon deze mogelijkheid in haar statuten heeft opgenomen. Het wetsvoorstel maakt het voor alle rechtspersonen mogelijk om in plaats van een fysieke vergadering, een elektronische vergadering te houden, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

De oproeping voor de vergadering moet vermelden dat elektronisch wordt vergaderd.
De vergadering moet langs elektronische weg voor alle deelnemers te volgen zijn.
De deelnemers zijn voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden daarna toegankelijk gemaakt voor de deelnemers.
Het bestuur spant zich er voor in dat ook tijdens de vergadering via elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dat redelijkerwijs niet mogelijk is.

Verlenging termijn algemene vergadering en vaststellen jaarrekening
Het wetsvoorstel geeft het bestuur de mogelijkheid om de termijn voor het houden van een algemene vergadering te verlengen, zodat de verplichte jaarvergadering kan worden uitgesteld. Ook kan het bestuur de termijn voor het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (NV’s en BV’s). Voor de algemene vergadering vervalt dan deze mogelijkheid tot verlenging.

Wanneer geldt deze noodwetgeving?
Het voornemen is om de voor dit onderwerp relevante bepalingen in de noodwet terugwerkende kracht te geven tot en met 23 maart 2020. Tenzij het voortduren van de beperkingen een verlenging van de geldingsduur van deze bepalingen noodzakelijk maakt, zullen deze bepalingen vervallen per 1 september 2020. Dat betekent dat de wet betrekking heeft op de algemene vergaderingen waarop de jaarrekening over boekjaar 2019 wordt vastgesteld.